¿Qué es la escritura de empresa?

La escritura de empresa (o laboral, o profesional) es cualquier cosa que la gente escribe en el trabajo, exceptuando el periodismo y la escritura creativa. Lo que diferencia a la escritura de empresa de las dos últimas es que en la escritura de empresa lo que se escribe no es un fin en sí mismo: escribimos para hacer otra cosa. Esto podría ser:

  • Cartas a clientes para vender más.
  • Propuestas a compañías para conseguir un contrato.
  • Informes a la junta para decir qué hemos estado haciendo.
  • Emails a colegas para pedir ayuda.
  • Sitios web para decir quiénes somos.

¿Por qué molestarse?

Después de todo, todos aprendemos a leer y escribir en la escuela y, mal que bien, somos capaces de producir un texto más o menos comprensible. Pero un texto que se entiende “más o menos” es un texto mediocre.

Y ahí es donde aparece la réplica más frecuente a este tipo de comentarios (los redactores, editores, traductores, y gente que trabaja con textos habitualmente sabrán a qué nos estamos refiriendo): el temido “Se entiende, ¿no?”

De hecho, no. Muchas veces no se entiende. O lo que se entiende no es lo que el autor quiere que se entienda. Pero aunque a veces se pueda deducir qué es lo que el autor quiere decir en un texto que no está muy claro, eso sencillamente ya no es suficiente. Porque los textos – la palabra escrita – son mucho más importantes de lo que se suele creer.

Hace veinte años, la escritura de empresa habitualmente tenía lugar en un medio escrito –cartas, folletos, cosas así – y estas formas de escritura, especialmente la carta oficial, son muy conservadoras. La escritura de empresa evolucionó originalmente a partir del lenguaje legal, y todos sabemos lo preciso y complejo y mortalmente aburrido que es el lenguaje legal. De todos modos, todo el mundo apostaba entonces por los medios audiovisuales, que se decía acabarían matando a los medios textuales. Los niños en las escuelas dejarían de usar libros de texto y aprenderían por televisión, en vez de usar teléfonos sólo hablaríamos por vídeo-llamada, etc., etc.

Pero con la llegada de internet, la palabra escrita se ha vuelto a convertir en una parte importante de nuestra vida – y en particular de nuestra vida laboral. Ahora buscamos y compramos cosas online, negociamos por email, expresamos nuestras opiniones en blogs, y nos mantenemos en contacto usando mensajes de texto. Más personas pasan mucho más tiempo escribiendo en el trabajo de lo que habrían hecho hace veinte años. Las palabras han vuelto. Aunque no son exactamente las mismas palabras.

David Ogilvy, el fundador de la mítica agencia de publicidad, solía decir:

Si todo el mundo en nuestra compañía hiciera un examen, los 14 directores tendrían las notas más altas. Cuanto mejor escribas, más lejos llegarás en Ogilvy & Mather. La gente que piensa bien escribe bien.

Escribir bien – con claridad, precisión, y concisión – es una muestra de credibilidad, de que el autor – y, por extensión, la organización a la que representa – sabe de qué está hablando, y sabe expresarlo bien. Pero además está el hecho de que, en último término, escribir no es otra cosa que vender.

En cualquier tipo de escritura – incluidas la poesía y las novelas – el escritor trata de convencer al lector para que “compre” lo que está diciendo, aunque el intercambio de dinero no es siempre esencial. Lo importante es que entre vendedor y comprador, escritor y lector, debe establecerse una relación. El escritor trata de persuadir o convencer al lector – aunque sólo sea para que siga leyendo y siga manteniendo la relación entre ambos.

Los documentos que los trabajadores crean, leen, y se envían unos a otros son el principal medio por el que se estructura la comunicación interna de una organización. Y las compañías se muestran a sí mismas mediante textos: notas de prensa, publicidad, comunicación con stakeholders. El modo en que una organización habla de sí misma es tanto el modo en que se presenta ante el mundo como el modo en que se piensa a sí misma.

Y por eso la escritura es importante para las empresas.